Оплата льготного проезда

В Трудовой кодекс внесены изменения. Теперь четко указано, каким работникам северных районов нужно компенсировать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа.

В статье 325 Трудового кодекса установлены особые гарантии работникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Сотрудникам положена компенсация стоимости:

проезда к месту проведения отпуска и обратно;

провоза багажа.

Примечание. Районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

Территории, относящиеся к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к ним, перечислены в постановлении Совета Министров СССР от 03.01.83 N 12 (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014).

Изменения в статью 325 Трудового кодекса внесены Федеральным законом от 01.01.2001 N 50-ФЗ. Теперь в ней сказано, что все работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Изменения вступили в силу с 13 апреля 2014 года.

До внесения изменений структура статьи 325 Трудового кодекса была такова, что у администрации коммерческих организаций возникали сомнения в обязательности компенсации «отпускных» расходов работникам северных регионов.

В результате некоторые коммерческие компании не платили компенсацию. Однако судьи их не поддерживали (п. 4 и 6 постановления Конституционного суда РФ от 01.01.2001 N 2-П). Теперь неясность устранена.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на проезд в отпуск сотрудникам коммерческих компаний и членам их семей устанавливаются с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (ч. 8 ст. 325 ТК РФ):

коллективными договорами;

локальными нормативными актами;

трудовыми договорами.

Право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа возникает у работников один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Напомним, что в Трудовом кодексе установлен минимальный уровень гарантий работникам. Коммерческие компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Несмотря на внесение поправок, остались неясности по поводу определения размера компенсации для работников коммерческой организации. Этот вопрос изменения не затронули. В локальном нормативном акте коммерческой компании может быть прописано, что проезд оплачивается по наименьшей стоимости достижения места отдыха независимо от способа перемещения: по прямому маршруту или с пересадкой.

Другой вариант — оплата производится в размере фактически израсходованных сумм при предъявлении работником проездных документов.

Форма оплаты проезда и провоза багажа должна быть установлена в локальном нормативном акте (коллективном договоре). Поскольку для коммерческих компаний нет четких правил выплаты компенсации, на практике возникает немало вопросов.

Некоторые коммерческие компании устанавливают компенсацию в неполной сумме стоимости проезда, например в размере 60%. Установление пониженного размера компенсации работодатели объясняют своим финансовым положением.

В последнее время суды признают это незаконным — установленный коммерческими компаниями уровень гарантий и компенсаций в любом случае не может быть ниже уровня гарантий и компенсаций, установленных законом (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 01.01.2001 N 33-343/2013).

Еще один пример. Судьи Иркутского областного суда указали, что работодатели вправе лишь повысить размер компенсации проезда и провоза багажа, а не снижать его (Апелляционное определение от 01.01.2001 N 33-4459/13).

Размер компенсации должен быть таким, чтобы обеспечивать работникам возможность выехать на период отпуска за пределы Севера для отдыха и оздоровления (разд. 6 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26.02.2014, далее — Обзор).

Даже если компенсация не предусмотрена в локальных нормативных актах, это не лишает работника права на ее получение. Законодатель связал ее предоставление исключительно с работой и проживанием в неблагоприятных природно-климатических условиях (п. 4 и 6 постановления КС РФ от 01.01.2001 N 2-П).

В этом случае для определения размера и порядка выплаты компенсации необходимо руководствоваться нормами статьи 325 Трудового кодекса и статьи 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1 (Определения Верховного суда РФ от 01.01.2001 N 53-КГ12-4, от 01.01.2001 N 34-КГ12-7).

Таким образом, уровень гарантий работникам коммерческих компаний не может быть ниже, чем у работников бюджетных организаций.

Примечание. К бюджетным организациям относятся федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды РФ и федеральные государственные учреждения (ст. 2 Федерального закона от 01.01.2001 N 50-ФЗ).

В Трудовом кодексе установлен порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа в бюджетных организациях в зависимости от уровня финансирования: федерального, регионального или местного (ч. 1 и 8 ст. 325 ТК РФ).

Если организация финансируется:

из регионального бюджета — условия компенсации устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ;

местного бюджета — органами местного самоуправления.

В статье 325 Трудового кодекса указаны нормы компенсации:

для федеральных государственных органов;

государственных внебюджетных фондов;

федеральных государственных учреждений.

Однако следует иметь в виду, что нормативные акты субъектов РФ не должны противоречить Трудовому кодексу и федеральным законам (ч. 9 ст. 5 ТК РФ). Уровень компенсаций в бюджетных организациях регионального или местного финансирования не может быть ниже, чем в учреждениях федерального финансирования.

Бюджетные организации по основному месту работы должны оплачивать работнику-северянину (ч. 1 и 2 ст. 325, ч. 1 ст. 287 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 N 4520-1):

проезд к месту использования отпуска на территории РФ и обратно.

стоимость провоза багажа (до 30 кг);

стоимость проезда и провоза багажа неработающим членам семьи работника (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования им отпуска.

Примечание. Кому не положена компенсация стоимости проезда

Если районный коэффициент и процентная надбавка начисляются, но территория не отнесена к районам Крайнего Севера или приравненным к ним местностям, компенсация стоимости проезда не предоставляется (разд. 6 Обзора).

Правила компенсации расходов сотрудникам федеральных органов государственной власти и федеральных государственных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 455 (далее — Правила) (ч. 5 ст. 325 ТК РФ).

В бюджетных организациях, находящихся в северных регионах страны, расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно (в пределах территории РФ) возмещаются в размере 100% (п. 5 Правил).

Расходы на проезд, подлежащие компенсации, в частности, включают (п. 5 Правил) оплату стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси).

В случае использования отпуска за пределами Российской Федерации работнику должны быть компенсированы расходы по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

В случае беспосадочного перелета к месту отдыха за границей работник должен представить справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

Справка должна быть выдана транспортной организацией, осуществившей перевозку. При расчете стоимости перелета по территории РФ в таком случае могут применяться значения ортодромических расстояний. На это указали арбитры ВАС РФ в разделе 6 Обзора.

Примечание. Ортодромическим называется кратчайшее расстояние между двумя точками.

При отсутствии справки фактического авиаперевозчика расходы на проезд оплачиваются на основании справки другой транспортной организации по минимальному тарифу в салоне экономического класса.

Кроме перевозочных документов, работник должен представить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации (п. 10 Правил, письмо ФНС России от 01.01.2001 N ВЕ-6-5/773, письмо Минфина России от 01.01.2001 N /2/72).

Право на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно у работника-северянина возникает по истечении 12 месяцев работы.

То есть право возникает начиная со второго года работы и действует до начала четвертого года работы, затем с четвертого по шестой год работы и так далее независимо от времени использования.

Примечание. Совместителю-северянину компенсация не положена

Работодатель не обязан выплачивать компенсацию стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно работникам-совместителям (ч. 1 ст. 287, ч. 7 ст. 325 ТК РФ). Но в коллективном договоре коммерческая компания может установить любые условия.

Следовательно, работник может получить компенсацию стоимости проезда к месту отпуска и обратно на третий, пятый, седьмой и так далее годы работы. К такому выводу пришли арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 01.01.2001 N А42-1934/2006.

Пример 1. Сотрудник работает в организации, расположенной на Крайнем Севере, с 1 февраля 2011 года. Первую компенсацию работник получил на второй год работы — в сентябре 2012 года. Затем в мае 2014 года он берет отпуск и планирует использовать компенсацию, выплачиваемую на четвертый год работы. Может ли работодатель пойти ему навстречу?

Решение. Согласно письму Минфина России от 01.01.2001 N /200 отсчитывать 24 месяца с даты предоставления компенсации не нужно. Поэтому предоставить работнику компенсацию стоимости проезда в мае 2014 года можно (см. схему ниже).

оплата льготного проезда

Если работник не использовал льготу по оплате проезда в том двухлетнем периоде работы, в котором он получил на нее право, льгота не пропадает. Но и не суммируется. Сотрудник не может накопить и использовать две льготы в одном году (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, п. 4 Правил).

Не использованная в срок льгота отодвигает срок использования следующей льготы.

Пример 2. Сотрудник имел право на компенсацию за период с 01.03.2010 по 29.02.2012. Но ею не воспользовался. Очередной отпуск у работника — в июле 2013 года. И так как неиспользованная льгота не пропадает, работодатель в июле 2013 года оплатил работнику проезд в отпуск и провоз багажа.

Когда работник сможет получить следующую компенсацию расходов на проезд?

Решение. Право на оплачиваемый проезд возникло у работника в 2012 году.

Если бы он воспользовался льготой в этот же год, работодатель оплатил бы ему проезд и в 2014 году. Но первый раз работник воспользовался льготой в 2013 году, тем самым отодвинув срок предоставления очередной льготы на 2015 год.

В отношении обложения страховыми взносами и налогами компенсации расходов на проезд и провоз багажа в отпуск и обратно работника и членов его семьи действуют особые правила. Их краткий свод показан в таблице на с. 67.

Таблица

Список лиц, расходы которых на проезд компенсированы работнику, занятому на Крайнем Севере

Территория, по которой проложен маршрут проезда к месту отдыха

Страховые взносы

НДФЛ

Налог на прибыль

Работник и не работающие члены его семьи

РФ

Не облагается

Не облагается

Признается в расходах

За пределами РФ

Облагается

Облагается

Не признается в расходах

Работающие члены семьи работника

РФ

Не облагается

Облагается

Не признается в расходах

За пределами РФ

Облагается

Предусмотренная трудовым или коллективным договорами компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работника-северянина и членов его семьи не облагается страховыми взносами в части расходов, относящихся к проезду по территории РФ (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.01.2001 N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

В перечне доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, в статье 217 Налогового кодекса сумма компенсации расходов работников-северян на проезд к месту проведения отпуска и обратно прямо не указана.

Специалисты Минфина России считают, что от начисления НДФЛ освобождаются суммы оплаты стоимости проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей к месту проведения отпуска в пределах территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /48310).

Компенсация этих расходов не облагается налогом на доходы физических лиц даже в том случае, если производится чаще, чем один раз в два года. Такое мнение специалисты финансового ведомства выразили в письме Минфина РФ от 01.01.2001 N /6-114. Они напомнили, что коммерческие компании сами устанавливают порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа.

Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы РФ к месту проведения отпуска за границей и обратно к границе РФ нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

При этом если работник летит в отпуск за границу без промежуточной посадки в ближайшем к границе РФ аэропорту, то местом пересечения границы признается не аэропорт, а место ее фактического пересечения (постановление Президиума ВАС РФ от 01.01.2001 N 7828/12).

В таком случае сумму не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами компенсации можно определить на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации от места отправления до ближайшего от государственной границы аэропорта (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 N А58-4557/2011).

Обратите внимание: порядок налогообложения расходов на проезд к месту отдыха членов семьи работника, занятого на Крайнем Севере и в приравненных к ним районах, зависит от того, трудятся они или нет. Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа работающих членов семьи работника-северянина облагается НДФЛ даже в пределах территории РФ (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /31979).

Компенсация расходов на проезд к месту отдыха и провоз багажа неработающих членов семьи работника-северянина уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль, если одновременно выполняются следующие условия:

компенсация предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом компании (п. 7 ст. 255 НК РФ);

маршрут поездки проложен по территории РФ (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /159);

работник представил подтверждающие документы (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /1/2).

Компенсация расходов по проезду за пределами РФ не учитывается в составе расходов на оплату труда. Также не учитывается компенсация расходов по проезду и провозу багажа работающих членов семьи работника-северянина (п. 3 письма Минфина России от 01.01.2001 N /300).

В бухучете стоимость проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, оплаченная в соответствии с коллективным договором, признается расходом по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99).

Начисление отражается записями: Дебет, 26, 44…) Кредит 70, выплата — Дебет 70 Кредит

После выхода из отпуска на работу сотрудник должен представить в бухгалтерию оригиналы проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, и т. п.), подтверждающие сумму подлежащих компенсации расходов на проезд к месту проведения отпуска и провоз багажа самого работника и членов его семьи.

Срок представления подтверждающих расходы документов нужно установить в коллективном договоре.

эксперт журнала «Зарплата»

«Зарплата», N 5, май 2014 г.

По материалам системы Гарант

Если Вы посетили этот сайт, значит Вас интересует вопрос льготного отпуска для северян (льготной оплаты проезда для северян) в 2019 году.

Я расскажу Вам:

1.В каких регионах России предоставляется оплата проезда северянам

2.Каким законом Российской Федерации регламентируется льготный отпуск для северян

3.Когда работник может воспользоваться правом на льготный отпуск на севере

4.Какой вид транспорта подходят для использования льготного отпуска северянам

5.Как оплачивается льготный проезд при использовании льготного отпуска за границей Российской Федерации

6.Кто относиться к членам семьи работника при использовании права на льготный отпуск в ХМАО и ЯНАО

7.Какие документы понадобиться Вам для оплаты Вашего льготного проезда

8.Разберем, как правильно написать заявление на льготный отпуск.

Жизнь и работа в условиях крайнего Севера крайне негативно сказывается на здоровье, восстановить которое и без того не просто. На этот счет государство предусмотрело льготы, одной из которых является льготный отпуск для северян.

оплата льготного проезда

Льготный отпуск для северян — оплата проезда работодателем работнику и членам его семьи к месту проведения отпуска и обратно.

Право на льготный отпуск для северян можно использовать в первый год трудоустройства работника.  В дальнейшем право на льготный отпуск у работника возникает один раз в два года. Оплата проезда производится на самого работника и членов его семьи находящихся на иждивении, если иное не предусмотрено Локально нормативными документами организации.

Условия для предоставления льготного отпуска в районах крайнего севера.

Оплата льготного проезда для северян предоставляется тем работникам и членам семьи, которые проживают и работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. К районам Крайнего Севера и приравненных к ним местностям относятся Ханты-Мансийский автономный округ (ХМАО) и Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО).

оплата льготного проезда

Если Вы проживаете и работаете в данных регионах, то Вы и члены Вашей семьи имеете право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.

Работнику, не проживающему в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Содержание

Закон регламентирующий льготный отпуск

Право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно прописано в статье 325 Трудового кодекса Российской Федерации.

До 2014 первый абзац статьи выглядел следующим образом:

оплата льготного проезда

Таким образом, до 2014 право на льготную оплату проезда имели «бюджетники» (учителя, врачи и т.д.).  Помимо этого право на льготную оплату проезда для северян было распространено во многих нефтяных компания, таких как ПАО «Роснефть», ОАО «Лукойл», ОАО «Славнефть», ОАО «Газпромнефть», ОАО «Сургутнефтегаз» и другие.

2 апреля 2014 года был издан и подписан Федеральный закон No50 (ФЗ No50), внесший поправки в статью 325 Трудового Кодекса Российской Федерации и увеличивающий категории работников, которым предоставляется право на оплату льготного проезда.

Скачать статью 325 ТК РФ

В новой редакции статья 325 Трудового Кодекса Российской Федерации звучит следующим образом:

оплата льготного проезда

Исходя из этой статьи следует что все работники проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях имеют право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно на территории Российской Федерации. Это же право имеют члены семьи работника.

Когда возникает законное право на льготный проезд северянам

Разберем некоторые популярные вопросы касающиеся льготной оплаты проезда для северян.

Когда я могу воспользоваться правом на льготный отпуском?

Что бы разобраться с этим вопросом опять обратимся к статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации, в первом абзаце которой сказано, что

оплата льготного проезда

Если Вы устроились в организацию в январе 2018 года, то право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникнет у Вас через шесть месяцев, то есть в июле 2018 года. Одновременно с этим правом у Вас возникнет право на льготный отпуск 2018. То есть использовать льготный отпуск можете в первый год после трудоустройства.

Как часто я могу пользоваться льготным отпуском на севере?

оплата льготного проезда

Вы имеете право использовать льготный отпуск один раз в два года. Если Вы использовали право на льготный отпуск для северян в 2018 году, то в следующий раз Вы сможете воспользоваться этим правом в 2020 году. В случае если Вы не воспользуетесь правом на льготный отпуск в 2020 году, это право у Вас перенесется на следующий календарный год т.е.2021.

Работник, один раз в два календарных года имеют право на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта (авиа, ж/д, морским, речным, автобусным), в том числе личным за исключением такси.

Каким транспортом оплачивается льготный проезд на севере

Для льготного отпуска северянам подойдут следующие виды транспорта:

авиатранспортом (самолёт)

оплата льготного проезда

железнодорожным транспортом (поезд)

оплата льготного проезда

автомобильным транспортом (автобус или личный автомобиль), исключение составляют такси

Под личным транспортом как правило понимается автомобиль принадлежащий на праве собственности – работнику, супругу(е), детям, родителям работника,  родителям супруги(а)  работника.

оплата льготного проезда

речной или морской вид транспорта (катер, корабль)

Если Вы летите в отпуск самолетом, то помимо билета на самолёт (он может быть и электронным), Вам необходимо будет сохранить посадочные талоны (их Вам выдадут после регистрации на рейс).

При использовании льготного отпуска поездом, автобусом или водным видом транспорта не забудьте сохранить билеты подтверждающие Вашу покупку и проезд.

Если же ваш льготный отпуск на личном транспорте, то не забудьте сохранить чеки (с печатью) со всех АЗС на которых Вы заправлялись. Помимо этого Вам необходимо взять на работе маршрутную квитанцию и по приезду к месту отдыха поставить отметку в местном отделении полиции или администрации, о том что Вы действительно прибыли в данный населенный пункт и убили из населенного пункта по окончанию отпуска.

Как провести льготный отпуск за границей

Согласно статье 325 Трудового Кодекса Российской Федерации сказано, что оплата льготного проезда осуществляется в пределах территории Российской Федерации

Тогда согласно этой статьи работодатель обязан оплатить Вам льготный отпуск за границей до места пересечения Российского пограничного пункта досмотра, если иное не указано в Локально нормативной документации вашей организации.

Допустим вы едете из Сургута в Хельсинки на поезде, таможню вы будете проходить в городе Санкт-Петербург и железнодорожные билеты вам оплатят из Сургута до Санкт-Петербурга.

Или другой пример вы летите самолетом из Сургута в Турцию, но с пересадкой в Москве. Таможенный контроль будете проходить в Москве, поэтому работодатель обязан оплатить Ваш проезд только до Москвы.

Но во многих нефтяных компаниях (таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и других) и в некоторых бюджетных организациях существуют определенные Локально нормативные документы, например Коллективный договор, в котором указано, что при использовании льготного отпуска за границу самолетом, без посадки к ближайшему месту пересечения границы аэропорту Российской Федерации, проезд оплачивается до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта Российской Федерации.

Например Вы летите из аэропорта Сургута в Таиланд прямым перелётом. Ближайший аэропорт фактического места пересечения границы РФ будет аэропорт города Иркутск, поэтому Вам оплатят авиа перелет из Сургута в Иркутск и обратно по справке из авиа кассы.

Члены семьи в законе о льготном отпуске для северян

К член семьи относятся супруг/супруга (на иждивении), несовершеннолетние дети, фактически проживающим с работником.

В некоторых нефтяных компаниях таких как Роснефть, Славнефть, Лукойл, Газпромнефть, Сургутнефтегаз и бюджетных организациях, в Коллективном договоре, расширено это понятие и к членам семьи также относятся совершеннолетние дети обучающиеся на очной форме обучения, возрастом до 23 лет.

Так же, в Коллективном договоре, может быть указано что супруге тоже оплатят проезд, даже если она не находиться на иждивении, но при этом она НЕ должна использовать льготный отпуск на севере в этом же году что и Вы. 

Члены семьи работника должны проживать  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

  • Право возникает у членов семьи, находящиеся на иждивении у работника;
  • При устройстве на работу работника право на оплату стоимости проезда у членов семьи наступает одновременно с возникновением права у работника.
  • Оплата проезда членам семьи производится независимо от времени и места использования ими отпуска и независимо от времени использования отпуска самим работником, но в пределах одного календарного года, в котором предоставлена льгота работнику.
  • Членам семьи работника, не проживающим в районах крайнего севера, льгота не предоставляется.

Список документов для льготного отпуска в ХМАО и ЯНАО в 2019 году

1.Сам билет на самолёт, поезд или автобус

2.Для работников путешествующих самолетом, помимо этого посадочный талон.

3.Для работников путешествующих личным транспортом чеки АЗС и маршрутная карта с отметкой о прибытии в город отдыха и убытии из него.

4.Справка на Вас и членов Вашей семьи, что Вы действительно проживаете в районах Крайнего Севера или приравненной к ним местности (ХМАО И ЯНАО)

Документ, подтверждающий факт проживания в РКС (копия паспорта с регистрацией по месту жительства, справка о составе семьи с указанием отметки о регистрации/договор найма жилого помещения, в который должны быть вписаны проживающие с работником члены семьи/ другие документы, подтверждающие факт проживания в РКС);

5.Если Вы летали самолетом за границу, то необходима справка из авиа кассы о стоимости перелёта до ближайшего фактического места пересечения границы аэропорта РФ.

Так же необходимы копии заграничных паспортов с отметкой пограничной службы о пересечении границы.

6.Если Вы летали за границу от туроператора, то так же потребуется ваша туристическая путевка с чеком и справка от туроператора о стоимости чартерного перелёта. Эта стоимость должна быть выше, чем стоимость справки из авиа кассы, иначе Вам оплатят меньшую из сумм этих справок.

6.Копии документов членов Вашей семьи, на кого будет производиться оплата льготного проезда (паспорта РФ и свидетельства о рождении с отметкой о регистрации в районах крайнего севера.

7.Если Ваш ребенок совершеннолетний в возрасте до 23 лет и обучается на очной форме обучение, то так же необходима справка из образовательного учреждения о том, что он действительно обучается у них по очной форме обучения.

8.Для супруги находящейся на иждивении необходима справка с центра занятости, о том, что она действительно не работает на момент льготного отпуска 2018, либо копия её трудовой книжки.

Если Локально нормативной документации вашей организации предусмотрена оплата проезда и супруги(а) не зависимо от того находиться она на иждивении или нет, то необходима справка с места работы супруги(а), о том что он(а) не использовали в этом году право на льготный отпуск. Помимо этого необходима справка с Налоговой инспекции, о том, что супруг(а) не является Индивидуальным предпринимателем.

8.Свидетельство о регистрации брака

Как написать заявление на льготный отпуск для северян

Во многих компаниях образцы заявлении есть в отделе кадров и если Вам необходимо написать такое заявление, то можете запросить у них.

Если же у них не оказалось такого заявления, то на чистом листе бумаги формата А4, синей ручкой пишите:

В правом верхнем углу-

руководителю организации

(ФИО должность)

от работника (

ФИО ДОЛЖНОСТЬ)

заявление (с маленькой буквы)

       Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с какого числа по какое число (даты вашего фактического отпуска) с оплатой проезда, к месту проведения отпуска и обратно, мне и членам моей семьи.

Дата

Подпись

Скачать образец заявления

Если у Вас остались вопросы по льготному отпуску на севере, задавайте их в комментариях, с удовольствием на них отвечу.

Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.

В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.

Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых

На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.

Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.

В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:

  • Право воспользоваться льготными проездными возникает одновременно с правом получить общепринятый трудовой отпуск (по графику).
  • Отводимые на льготную поездку 2 года исчисляются в общей сумме рабочих мест гражданина на Севере.
  • Компенсация оплачивается работодателем и при увольнении гражданина, возвращающегося домой из отпуска. Ему полагается возмещение перемещения в оба конца и оплата проезда к месту жительства.
  • Все дни отдыха учитываются как календарные, поэтому оплата праздничных или рабочих дней производится одинаково.
  • Выплата компенсации производится на основании предъявления документов, подтверждающих выезд гражданина за пределы региона.
  • Если сотрудник выезжает отдыхать с нетрудоспособными членами семьи, то их перемещение и перевоз багажа (до 30 кг) также оплачиваются предприятием.

Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).

Особенности оплаты льготного проезда

В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:

  • в купейном вагоне поезда (железнодорожного);
  • на авиалайнере;
  • автомобильном (не считая такси);
  • водном (в каютах 3 категории речных судов, на морских судах — в каютах 5-8 тарифных групп).

Подлежит компенсации также оплата провоза багажа (до 30 кг на одного человека).

При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.

Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.

Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.

Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.

При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.

Расчетным пунктом признается таможня на выезде и въезде из страны (пункт пропуска или аэропорт). Если сам ближайший аэропорт находится уже за пределами северной территории, то и работник, и члены его семьи доедут до него с полной компенсацией проезда.

Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация.

Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.

Когда теряется право на компенсацию

При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.

По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.

Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.

Налогообложение и страхование льготных выплат

Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:

  • налогом на получаемые доходы граждан (ст. 217 НК РФ);
  • удержаниями по обязательному пенсионному или медицинскому страхованию (ст. 9 ФЗ №212, 24.07.2009);
  • взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 20 ФЗ №125, 24.07.1998).

Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:

  • в размерах, установленных в договорах (трудовых, коллективных), Положении о днях отдыха;
  • с периодичностью, оговоренной договорами или нормативными документами предприятия (не реже 1 раза в 2 года);
  • при предоставлении перечня подтверждающих документов, установленного коллективным договором или иными документами организации.

При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).

При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.

Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот

Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.

Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:

  1. Постановление Правительства о назначении компенсации за оплату проезда в отпуск (№455 от 12.06.2008).
  2. Трудовой кодекс РФ:
    • о праве на льготные поездки 1 раз в 2 года за счет работодателя (ст. 325);
    • о праве льготного проезда для совмещающих работу и учебу или две работы (ст. 287);
    • о количестве дополнительных льготных дней для отдыха (ст. 321, ст. 325).
  3. Налоговый кодекс РФ в положении об учете компенсационных проездных трат при формировании резерва предприятия (ст. 324).
  4. Федеральный закон:
    • №50 (02.04.2014) в части описания процедуры предоставления льготы и порядка оплаты;
    • №4520 (19.02.1993) в части описания гарантий и компенсаций для занятых трудовой деятельностью в северных районах РФ.

Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.

Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.

Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.

Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года, то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.

Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск

Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:

  • место, куда человек собирается ехать в отпуск;
  • вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
  • стоимость проезда по самой короткой траектории;
  • ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.

Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.

Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:

  • справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
  • копию прав и техпаспорта на автомобиль;
  • чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.

По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.

Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.

Работодатель уклоняется от уплаты?

Лишить работника полагающейся ему выплаты на дорогу в отпуск не получится – на страже стоит закон, который накладывает на нарушителей прав работников серьезные санкции. Работодатель, не выполнивший свои обязанности по начислению и выплате данных средств, может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • до 5 000 руб. – должностное лицо;
  • до 50 000 руб. – предприятие или организация (либо деятельность их будет приостановлена на трехмесячный срок).

Трудовое право РФ выделяет льготные категории работников, которым полагается оплата проезда в отпуск в 2019 году. Большинство из них – это сотрудники силовых ведомств и работники, осуществляющие трудовую деятельность в неблагоприятных климатических условиях. Кроме того Правительство РФ подготовило и одобрило изменения в этой сфере, которые могут затронуть всех прочих работников государственных структур.

Категории граждан которым положена компенсация за проезд в отпуск

Российским законодательством предусмотрена возможность бесплатного проезда в отпуск для ряда российских граждан. Осуществляется эта процедура посредством получения денежной компенсации от работодателя. Указанное право закрепляется за работниками Трудовым Кодексом (ст. 325). Документ устанавливает, что воспользоваться им могут следующие категории граждан:

  1. Лица, работающие в районах Крайнего Севера или в регионах, приравненных к нему. Необходимо учитывать, что данное право распространяется только на сотрудников государственных предприятий. Частные компании не обязаны оплачивать дорогу в отпуск.
  2. Студенты заочных отделений технических вузов, имеющих государственную аккредитацию.
  3. Граждане, вышедшие на пенсию досрочно, как отработавшие в условиях Крайнего Севера установленные Правительством сроки.
  4. Сотрудникам полиции также положен бесплатный проезд к месту отдыха и обратно. Лица, несущие профессиональную воинскую службу по контракту.

Сотрудникам ФСИН гарантируется возможность бесплатного проезда только к месту прохождения лечения или реабилитации (Приказ ФСИН № 207).
Вышеперечисленные категории теряют право на оплату проезда при наличии следующих факторов:

  • В заявлении на отпуск указано два и более мест назначения. Например, Санкт-Петербург и Сочи. В таком случае работодатель компенсирует стоимость билетов лишь до Санкт-Петербурга.
  • Осуществление заграничного турне.

Во втором гражданин может рассчитывать лишь на компенсацию проезда по России. Например, он отправляется в Москву, откуда вылетает в Турцию. Работодатель возместит стоимость билетов до Москвы. Если же сотрудник из своего города прямым рейсом летит в Турцию, то компенсация для него не предусмотрена.

Указанные категории льготников имеют право на компенсацию проезда для членов своих семей, но только в пределах установленных для каждой группы нормативов. При их несоблюдении компенсация не предполагается. Также, теряют право на бесплатный проезд члены семьи льготника, если они уже являются пенсионерами.

Для жителей Крайнего Севера

Государство гарантирует северянам возможность бесплатного проезда к месту отдыха и обратно. Но только с соблюдением ряда условий:

  1. Компенсацию выплачивают один раз в два года.
  2. Оплачивается проезд только по территории России.

Провоз багажа также оплачивается работодателем при условии, что вес его не превышает 30 кг. Для получения компенсации не имеет значения, какой вид транспорта используется при переезде.

Сотрудник может претендовать и на оплату проезда своего ребенка при условии, что последний не достиг совершеннолетия. Также будет оплачен провоз багажа ребенка.
Для получения соответствующе денежно суммы претендент должен обратиться с письменным заявлением к своему работодателю. К нему надлежит приложить проездные билеты. Т.е. сперва сотрудник покупает их на собственные средства и только потом получает денежную компенсацию. Если отдых проходит вместе с ребенком, в заявлении указываются его данные и прикладывается предназначенный ему комплект документов.

Оплата проезда военнослужащим

Если гражданин осуществляет службу в Вооруженных Силах РФ, имеет право на получение очередного ежегодного отпуска продолжительностью от 30 суток до полутора месяцев. Это положение касается только профессиональных военнослужащих, заключивших контракт с Министерством Обороны. Также оно относится к лицам, проходящим обучение в военных учебных заведениях (высших и средних). Только студенты имеют право на отпуск два раза в год после успешного прохождения экзаменов. Для них срок отпуска составляет до 30 суток.

Согласно ФЗ РФ № 76 указанная категория имеет право на компенсацию проезда к месту проведения отпуска и обратной дороги.

Процедура получения денежной субсидии следующая:

  1. Военнослужащий приобретает проездные билеты к месту следования и обратно.
  2. Затем составляется рапорт с просьбой о предоставлении денежной компенсации. Адресатом указывается командир части, в которой несет службу военный.
  3. К рапорту подкалываются проездные документы в оба конца.

Выплата компенсации для служащих в ВС РФ имеет следующие особенности:

  • Государство, которое фактически является в данном случае работодателем, компенсирует стоимость билетов на любой наземный, водный или воздушный вид транспорта. Если военнослужащий следует поездом, то оплатят только плацкартное место, а самолетом – только место в эконом классе.
  • Оплата проезда до места посадки на основной транспорт производиться не будет.
  • Компенсирует государство и проезд одного из членов семьи (мужа или жены и несовершеннолетнего ребенка).

Данный порядок компенсации проезда действует также в отношении сотрудников ФСБ. При условии, что они осуществляют службу на территории Дальнего Востока или Сибири.

Компенсация для сотрудников Полиции

Сотрудникам МВД полагается очередной оплачиваемый отпуск раз в год. Каждый из служащих имеет право на компенсацию поезда к месту отдыха. Если сотрудник будет следовать поездом, то государство оплатит ему лишь место в плацкартном вагоне. При воздушном перелете – место в эконом классе.

Служащий может претендовать на получение компенсации за проезд в отпуск одного из своих родственников (жены или мужа и несовершеннолетнего ребенка).

Правила составления рапорта на получение денежной суммы схожи с теми, что действуют в отношении военнослужащих. Т.е. сперва претендент приобретает проездные билеты за свой счет, потом составляет документ с просьбой их компенсировать на имя начальника отделения, в котором проходит службу.

Деньги начисляются сотруднику по возвращению из отпуска. Чтобы получить их в полном объеме сотрудник обязан соблюдать одно правило. По прибытию к месту следования он должен в трехдневный срок обратиться в ближайшее отделение полиции и проставить отметку в своих проездных документах.

Необходимые документы для получения компенсации проезда

Чтобы возместить денежные потери, понесенные при покупке билетов, в первую очередь сотрудник обязан составить рапорт или заявление в зависимости от места работы или службы. Подается он в Отдел Кадров не позднее, чем за трое суток до убытия.

Документ должен содержать в себе следующую информацию:

  • Наименование.
  • Адресат заявления. Здесь следует указать структуру, в которой сотрудник работает или проходит службу, а также ФИО руководителя организации.
  • Сведения о заявителе (ФИО, занимаемая должность).
  • Срок, в течение которого сотруднику предоставляется очередной отпуск.
  • Дата отъезда в отпуск, прибытия к месту назначения. Дата убытия из отпуска и прибытия домой.
  • Место отдыха.
  • Указание на вид транспорта, которым сотрудник намеревается доехать до места проведения отпуска и вернуться к месту убытия. С указанием категории транспорта.
  • Кто из лиц сопровождает сотрудника в поездке с указанием места в транспорте.
  • Дата составления документа.
  • Подпись с расшифровкой.

К заявлению (рапорту) прикладываются следующие документы:

  1. Билеты на поезд или посадочные талоны на самолет.
  2. Платежные документы.
  3. Справка о составе семьи.
  4. Свидетельство о рождении или паспорт несовершеннолетнего ребенка, если он едет в отпуск вместе с родителем (копия).
  5. Свидетельство о браке, если супруг едет в отпуск вместе с заявителем плюс его общегражданский паспорт (нужны копии документов).
  6. Если путешествие осуществляется на личном автотранспорте, потребуется копия водительского удостоверения и ПТС на автомобиль. Плюс на каждой автозаправке следует брать платежные чеки, они тоже прикладываются к заявлению.

Какие расходы компенсируются

В зависимости от места работы или службы компенсация расходов по отпуску производится до его начала или после. Чаще всего расчет проходит двухступенчато. Перед поездкой выдается аванс, а после ее окончания на основании всех представленных документов осуществляется окончательный расчет.

Если поездка проходит на поезде, кроме стоимости билетов, работодатель обязан компенсировать:

  1. Аренду спальных принадлежностей.
  2. Страховые дорожные сборы.
  3. Услуги, предоставляемые в плацкартном вагоне.
  4. Увеличение стоимости по причине покупки билета в вагон повышенной комфортности.

Если из имеющихся маршрутов до места назначения выбран самый короткий, то поездка может быть оплачена и с наличием пересадки. При условии, что выбран длинный маршрут оплата будет произведена только за поездку прямым рейсом. Если в таком случае осуществляется пересадка, то оплатить обязаны билет лишь до места пересадки.

Если поездка осуществляется военнослужащими или сотрудниками МВД, оплата градируется в зависимости от звания и занимаемой должности. Состав делится на следующие категории:

  1. Высший командный.
  2. Старший командный.
  3. Средний и рядовой.

Представители высшего командного состава являются исключением при оплате билетов. Им будет компенсирована покупка билета бизнес класса на самолет или водное судно. А также поездка в двухместном купе в мягком вагоне. Все прочие сотрудники могут рассчитывать только на плацкарт и эконом класс.

При компенсации расходов за путешествие на личном автотранспорте никаких различий между сотрудниками не предполагается.

Изменения в законодательстве в 2019 году

В апреле 2018 г. был принят закон, внесший поправки в Налоговый Кодекс (ст. 250 и 270). Согласно новым распоряжениям каждый из сотрудников любого государственного предприятия приобретает право на получение компенсации за поездку к месту отдыха от своего работодателя. Предусматривается возмещение в размере 50 тыс. руб., но только при условии, что сотрудник осуществляет поездку внутри РФ. Компенсированы могут быть следующие расходы:

  • Стоимость проездных билетов.
  • Расходы, связанные с проживанием в доме отдыха, гостинице и т.п.
  • Расходы на получение санаторно-курортного лечения.
  • Стоимость экскурсионных программ.

На практике применение закона зависит от желаний и возможностей работодателя. Осуществлять такую практику будут лишь те фирмы, которым выгодно потраченные данным образом суммы относить к расходам при расчетах налогооблагаемой базы. Значит, речь идет о крупных организациях. Т.к. среднему и мелкому бизнесу просто невыгодно изымать такие суммы из производства.